Due direzioni complementari dello stesso sistema informativo. E due domande a cui una filiera deve saper rispondere senza ricostruire tutto da zero.
Un cliente segnala un’anomalia su un prodotto già consegnato.
Da quel momento partono due ricerche.
La prima guarda indietro: Da dove arriva il problema?
La seconda guarda avanti: Dove sono finiti i prodotti potenzialmente coinvolti?
Il lotto è uno. Le domande sono due.
Ed è proprio in situazioni come questa che la differenza tra tracciabilità e rintracciabilità diventa un problema concreto di dati, tempi e responsabilità.
Perché quando qualcosa non torna, non basta sapere che le informazioni esistono. Bisogna riuscire a trovarle, collegarle e usarle abbastanza rapidamente da prendere una decisione.
E se per farlo servono tre sistemi, quattro telefonate e la memoria della persona giusta, il problema non è soltanto rintracciare un lotto.
È rendere leggibile ciò che gli è accaduto.
Il dato esiste. La risposta, non ancora
Nella maggior parte delle aziende le informazioni non mancano: sono registrate nei gestionali, nei documenti di produzione, nelle schede qualità, nei sistemi logistici, nei file dei fornitori, nelle email o nei registri compilati dagli operatori.
Il problema emerge quando quelle informazioni devono rispondere insieme ad alcune domande. Ed è in quel momento che un sistema di tracciabilità viene messo alla prova.
- Quali materie prime sono state utilizzate?
- Da quali fornitori provenivano?
- In quali lavorazioni sono entrate?
- Quali prodotti finiti sono stati ottenuti?
- Dove sono stati immagazzinati e a chi sono stati consegnati?
Le risposte possono trovarsi in punti diversi della filiera, esistono, ma non raccontano automaticamente la storia del prodotto.
Il mercato, intanto, non aspetta
Non è soltanto una questione interna.
La pressione arriva da tutta la filiera: dal consumatore, che vuole capire meglio cosa sta acquistando, e dalla distribuzione, che deve gestire rischi, controlli e responsabilità verso il mercato.
Secondo il report 2025 di TEHA Group, per oltre 1 consumatore su 5 la tracciabilità rappresenta un criterio di scelta. Per le aziende della Distribuzione Moderna è inoltre uno dei requisiti principali richiesti ai partner della filiera.
La capacità di tracciare e rintracciare, quindi, non è solo un adempimento: sta diventando una condizione sempre più importante nelle relazioni di filiera, nell’accesso al mercato e nella capacità di dimostrare ciò che è accaduto.
Qual è la differenza tra tracciabilità e rintracciabilità?
Mettere a fuoco questa differenza permette di capire quali informazioni devono essere raccolte e, soprattutto, quali collegamenti devono rimanere leggibili nel tempo.
Per renderla concreta, basta partire da una domanda: in quale direzione sto leggendo i dati?
Cos’è la tracciabilità?
La tracciabilità segue il prodotto da monte a valle.
Serve a sapere:
- dove è stato inviato un lotto;
- attraverso quali passaggi è transitato;
- quali attori lo hanno gestito lungo il percorso.
La domanda operativa è: Dove ho mandato questo prodotto?
Cos’è la rintracciabilità?
La rintracciabilità lavora nella direzione opposta: da valle a monte.
Serve a ricostruire la storia di un prodotto:
- quali materiali sono stati utilizzati;
- da dove provenivano;
- quali passaggi hanno portato alla sua realizzazione.
La domanda operativa è: Da dove arriva questo prodotto?
Non è una differenza terminologica.
È funzionale.
Due direzioni, due domande, due letture dello stesso percorso.
Un’anomalia non sceglie una sola direzione
In caso di anomalia, richiamo o non conformità, tracciabilità e rintracciabilità devono quindi poter lavorare insieme.
Torniamo alla segnalazione iniziale.
Un cliente comunica la presenza di un’anomalia in un prodotto alimentare appartenente a uno specifico lotto.
La prima attività consiste nel risalire alla sua storia:
- individuare la produzione nella quale è stato realizzato;
- verificare materie prime e semilavorati utilizzati;
- identificare i relativi lotti di origine;
- recuperare fornitori, lavorazioni e controlli;
- verificare eventuali anomalie registrate durante il processo.
Questa lettura verso monte consente di capire da dove possa essere nato il problema.
Ma risalire alla causa risolve soltanto metà della questione.
Una volta individuata, per esempio, una materia prima potenzialmente non conforme, bisogna capire:
- in quali altri prodotti è stata utilizzata;
- quali lotti finiti possono essere coinvolti;
- quali quantità sono ancora in magazzino;
- quali sono state spedite;
- a quali clienti o punti di consegna;
- in quali date.
A questo punto la lettura cambia direzione e procede verso valle.
Capire da dove arriva il problema serve a definirne la causa. Capire fin dove è arrivato serve a contenerne gli effetti.
In altre parole, la rintracciabilità aiuta a ricostruire l’origine e la storia del problema; la tracciabilità permette di individuarne le possibili destinazioni e quindi il perimetro su cui intervenire.
Cosa serve a un sistema di tracciabilità e rintracciabilità per funzionare?
Distinguere le due direzioni serve dunque a capire quali relazioni informative devono restare leggibili nel tempo.
In pratica, leggere i dati nelle due direzioni significa preservare alcuni collegamenti fondamentali:
- tra materie prime, semilavorati e prodotti finiti;
- tra input e output delle trasformazioni;
- tra eventi, luoghi e momenti del processo;
- tra attività, persone responsabili ed evidenze disponibili.
Non è necessario che ogni informazione venga inserita nello stesso momento. È però necessario che possa essere ricondotta allo stesso flusso senza dover interpretare manualmente, ogni volta, codici, versioni e relazioni.
È qui che si crea la differenza tra registrare un dato e costruire una storia utilizzabile.
Nel primo caso sappiamo che l’informazione è stata raccolta.
Nel secondo sappiamo anche come ritrovarla, collegarla e leggerla quando serve.
Se questi collegamenti non sono chiari:
- le informazioni devono essere cercate più volte;
- i tempi si allungano;
- le decisioni diventano più complesse;
- il perimetro del problema rischia di allargarsi per prudenza.
Non perché i dati non esistano.
Perché non sono ancora organizzati per rispondere insieme alle domande giuste.
Cosa prevede il Regolamento (CE) n. 178/2002 sulla rintracciabilità?
Nel settore alimentare, il riferimento fondamentale è l’articolo 18 del Regolamento n. 178/2002, noto come General Food Law.
In termini operativi, ogni azienda deve poter identificare i soggetti dai quali ha ricevuto alimenti, mangimi, animali destinati alla produzione alimentare o sostanze utilizzate nei prodotti.
Deve inoltre disporre di sistemi e procedure per individuare le imprese alle quali ha fornito i propri prodotti e mettere queste informazioni a disposizione delle autorità competenti quando richiesto.
È il principio comunemente sintetizzato come one step back, one step forward.
In breve: come fare “one step back, one step forward”?
Il requisito stabilisce quali informazioni devono poter essere recuperate a monte e a valle, ma non impone un unico modo per organizzarle. Le imprese possono adottare sistemi differenti, purché siano in grado di produrre le informazioni richieste.
Ed è qui che comincia il lavoro operativo.
Perché un’informazione può essere formalmente presente e, allo stesso tempo:
- difficile da recuperare;
- non allineata con le altre registrazioni;
- associata a codici non omogenei;
- distribuita tra più soggetti;
- disponibile soltanto grazie alla conoscenza di una persona;
- troppo lenta da ricostruire rispetto alla gravità dell’anomalia.
La qualità del sistema non dipende quindi soltanto dalla presenza di una registrazione.
Dipende dalla possibilità di trasformarla in una risposta affidabile nel momento in cui deve sostenere una verifica, un richiamo o una decisione.
5 domande per capire se un sistema di tracciabilità e rintracciabilità funziona davvero
1. Partendo da un prodotto finito, in quanto tempo sappiamo risalire agli input?
Non soltanto alla categoria della materia prima, ma ai lotti utilizzati, ai fornitori, alle lavorazioni e ai controlli pertinenti.
2. Partendo da una materia prima, sappiamo individuare facilmente tutti i prodotti nei quali è entrata?
Questa è la prova più concreta della relazione tra input e output.
Senza questo collegamento, il perimetro di un problema tende ad allargarsi per prudenza.
3. Sappiamo ricostruire rapidamente le destinazioni di un lotto?
Clienti, magazzini, punti di consegna, quantità e date devono poter essere identificati senza affidarsi a una ricerca estemporanea.
4. Le informazioni sono già collegate?
Oppure qualcuno deve ricomporle ogni volta tra gestionali, fogli di calcolo, documenti, email e telefonate?
5. È chiaro chi è responsabile di ogni dato?
Chi lo registra, quando deve farlo, chi lo controlla e chi deve renderlo disponibile quando emerge un’anomalia?
Queste domande non valutano soltanto la conformità di un sistema. Valutano la sua capacità di sostenere il lavoro.
Non basta conservare la storia. Bisogna poterla leggere
Tracciabilità e rintracciabilità dipendono dalla qualità dei dati e, soprattutto, dai collegamenti costruiti tra eventi, lotti, attività e responsabilità.
Per questo la qualità di un sistema non si vede soltanto quando tutto procede come previsto.
Si vede soprattutto quando qualcosa non torna e bisogna capire, in fretta, da dove arriva il problema e fin dove può essere arrivato.
La domanda decisiva, allora, diventa: quanto tempo impiega il nostro sistema di tracciabilità a produrre una risposta affidabile, in entrambe le direzioni, quando serve davvero?
Fonti principali
- GS1 Italy, Fondamenti dei sistemi di tracciabilità nell’agroalimentare.
- TEHA Group per FederDistribuzione, Il ruolo guida della Distribuzione Moderna e della Marca del Distributore per la transizione sostenibile della filiera agroalimentare, Position Paper, 2025.
- Parlamento europeo e Consiglio dell’Unione europea, Regolamento (CE) n. 178/2002, in particolare art. 3, par. 15 e art. 18 sulla rintracciabilità nel settore alimentare.
CEO di Wiseside, da oltre 10 anni lavoro sulla digitalizzazione delle supply chain, con un obiettivo: rendere filiere complesse più leggibili e governabili, collegando dati, processi e persone.
